Elementos de mejora para presentaciones en PowerPoint

Siempre es difícil comunicar una idea.  Ya sea de forma verbal, escrita o en una presentación con una audiencia exigente o indiferente. 

Por eso es importante que el tiempo que dure su presentación, la informació que se muestre, la forma en la que se da y el tiempo invertido, sea completamente productivo para usted como para su público.

 Los temas a cubrir son simplemente recomendaciones que pueden serle de utilidad para mejorar la forma en la que presentara sus ideas.

• Estructura
• Duración
• Pausas
• Tipo de audiencia
• Colores
• Tipo de letra
• Contenido
• Fotografías / Imágenes
• Estadísticas
• Fondos
• Animación
• Audio
• Video
• Personas auxiliares
• Infraestructura disponible
• Material impreso
• Forma en la que se entrega la presentación

Estructura
Parte elemental de todo contenido a mostrar.  Si no tiene una estructura clara o bien determinada, la audiencia e incluso usted puede llegar a perderse en el mundo de información que pretende comunicar.

Comúnmente, da buen resultado el tener:

1. Titulo
2. Contenido de la presentación
3. Duración aproximada
4. Desarrollo de los temas
5. Conclusiones
6. Preguntas y respuestas

Duración
Sin dar un número máximo de diapositivas, considere que una persona puede mantenerse concentrada en una exposición por lapsos no mayores de 20 minutos.  Si su contenido requiere más tiempo, considere realizar pausas convenientes y que concuerden con el cierre de temas o ideas de la presentación.

Pausas
Además de que permiten que la audiencia tenga un descanso mental y puedan concentrarse mas en la siguiente sección, puede ayudar a tener un contacto con ellos y evaluar sutilmente el impacto o impresión que esta logrando hasta ese momento.  Si el sondeo da buenos resultados, va por buen camino.  Si nadie se acerca a preguntar es posible que haya problemas en la forma de presentarse y si es detectada una actitud de enfado, puede cambiar el ritmo de la misma.

Al igual que otros elementos, no debe de abusarse de las pausas, ni en número ni en duración.  Esto estará limitado en ocasiones por el lugar donde se esta realizando el evento (tiempo limite por ejemplo) se recomienda pausas de 10 minutos y no mas de 3.  Esto daría como un total de hora y media como máximo, considerando tiempo de exposición y pausas.

Tipo de audiencia
Si ha presenciado exposiciones por personas de reconocido prestigio y notable conocimiento, es posible que le haya sucedido que no entiende gran parte de lo que el expositor esta diciendo.  Esto es verdad, desgraciadamente en la mayoría de los casos y en la mayoría de temas que se exponen en una audiencia.

La causa principal es el no haber adecuado el material de exposición, tanto en texto como forma de expresión a la audiencia que se espera en el evento.  Por lo que se recomienda cuidar los términos técnicos o datos muy específicos, o bien la profundidad del tema.

Colores
Evitar fondos oscuros y letras claras.  Esto aunque depende del lugar y medio de proyección, puede dificultar la lectura de los contenidos.  Por esto, se recomienda que se utilice fondos claros y textos oscuros. 

Tipo de letra
Los tipos de letra como Arial o Helvetica, se conocen como de Palo Seco, es decir no tienen adornos en las terminaciones de sus caracteres (patines) como lo hacen las fuentes Times New Roman.  Esto las hace ideales para su lectura en medios electrónicos como pantallas o proyecciones, porque no cansa la vista.  Las fuentes con patines, fueron pensadas para facilitar la lectura en medios impresos.

Contenido
Aquí es un punto sumamente conflictivo para definir, mas si usted quiere comunicar un mensaje muy grande y le han dicho que el uso de muchas diapositivas en negativo. 

Aunque definitivamente, el numero de diapositivas si es un factor a considerar (por su duración de exposición) se le recomienda que una diapositiva conste de un titulo, subtitulo y máximo 3 párrafos de contenido.  Esto sin poner un número máximo de caracteres, puede ser tomando un tamaño de la fuente no menor que 20.

Fotografías / Imágenes
Se recomienda que las fotografías sean justificadas, es decir que verdaderamente complemente o defina la idea que se quiera transmitir.  Aunque puede implicar esfuerzos adicionales, es mucho mejor colocar fotografías de su verdadero personal, de sus productos o bien de algún elemento pero que sea tomado por la organización, en lugar de descargar alguna foto de Internet y usarla.

Estadísticas
Siempre es complicado colocar información estadística, principalmente si son muchos datos a mostrar y se pretende que se lean las cantidades o porcentajes. 

Si es posible, crear una grafica especial donde concentre la información mas importante o relevante, no simplemente importar de la aplicación en la que se genero y sin ninguna edición adicional, porque esto es lo que causa la baja visibilidad a la hora de proyectarse.  

No emplee colores oscuros en la grafica ni fondos adicionales en la diapositiva, esto dificultara la lectura y análisis.

Si es necesario mostrar la información tal cual, considere hacer uso de material impreso.

Fondos
Las únicas diapositivas que justifican una fotografía, logotipo o grafico con todo su color y solides, es la diapositiva principal o diapositiva inicial de cada tema.

El resto de las diapositivas se recomienda que empleen fondos claros y sencillos (sin elementos) aun sin el logotipo de la empresa como marca de agua.  Es mucho mejor si coloca como pie de diapositiva el logotipo de su empresa sin alterar sus colores y de un tamaño siempre visible.

Animación
Los efectos de animación pueden ser un recurso riesgoso.  Si se emplea atinadamente, da realce a sus contenidos pero si se abusa, definitivamente cansara a su audiencia y terminara por trabajar en su contra y causar un efecto negativo.

El uso recomendado es para las ideas principales, fotografías o elementos que sean necesarios mostrar en forma secuencial.  La velocidad a la que se reproduzca esta animación deberá ser rápida, para que aumente su impacto en la audiencia. 

Definitivamente, no usar los efectos de maquina de escribir para mostrar un texto.

Audio
Los audios que vienen predeterminados en los programas, pocas ocasiones son de utilidad.  Considere su uso, si quiere mostrar los comentarios de un cliente, caso de uso de su producto o mensaje pero no como música de fondo.  De hecho, evitar la música de fondo o ambiental durante la proyección de la presentación.

Adicionalmente, procure evitar el audio para ir presentando cada uno de los elementos.  A la larga, pierde impacto y se torna en una molestia constante.

Video
Recurso útil y poderoso, porque combina audio con elementos visuales, sin embargo considerar que un archivo de video suele ser de gran tamaño (tamaño del archivo, no duración ni tamaño de pantalla).

Determine el momento preciso de colocar el video, ya que de igual manera que los audios, si se abusa de el, hace que se pierda la atención de la audiencia.

Personas auxiliares
El pensar que una presentación va a avanzar automáticamente, aun así lo hayamos ensayado una y 10 veces, es dejar demasiado a la suerte.  Si es posible, contar con una persona que le ayude a avanzar entre diapositivas, de preferencia que esta persona haya visto el contenido que se va a presentar y que usted le haga saber algunos datos importantes.

Si es factible, considere la compra de dispositivos especiales para presentaciones, tales como apuntadores laser, Mouse inalámbricos, dispositivos de señalización en pantalla, etc.
 
Infraestructura disponible
Nunca lleve una sola copia del archivo que va a presentar, y tampoco deje a la suerte que las personas organizadoras del evento cuenten con una computadora adecuada para su presentación. 

Es sumamente común, el observar que hay un error de lectura, que el equipo no tiene el reproductor de video que usted requiere, o simplemente no sabe como conmutar la señal de video entre el equipo y el proyector.

Pregunte donde van a estar las pantallas, donde estará usted y el audio que existirá.

Material impreso
Dependiendo de la importancia de la presentación y la audiencia a la que le va a exponer la idea, considere el usar carpetas para cada uno de los asistentes donde puedan consultar la información proyectada en el documento impreso.  Así usted puede hacer referencia a la grafica de la hoja X o los datos de la estadística Y.
 
No se limite en el uso de impresiones a color, especialmente si mostrara graficas o elementos visuales importantes para su objetivo.

Forma en la que se entrega la presentación
De igual manera que el punto anterior, de acuerdo a la importancia de la presentación y a la audiencia, considere el distribuirla en un medio de almacenamiento como un CD o tener previamente preparado un sitio web donde el publico puede descargar el o los archivos en una oportunidad posterior al evento.

Documento creado por:
Marco Antonio Vázquez Cárdenas
avazquez@d3multimedia.com
Fundador D3 Multimedia